دراسة جديدة تلقي الضوء على سلبيات رسائل البريد الإلكتروني

إيقاف تنبيهات البريد الإلكتروني، قد يؤدي إلى تعطيل المهام المهمة، ولكن ترك رسائل البريد الإلكتروني دون الرد عليها قد يزيد من مشاعر التحميل الزائد. لذا تقول جامعة لندن، التي استعرضت 42 ورقة أكاديمية عن الاستخدام الاستراتيجي للبريد الإلكتروني للعمل، أن الأشخاص الذين يعمدون إلى التخلص من فوضى البريد الوارد لديهم يشعرون بشكل أقل من الحمل الزائد.

وقالت الدكتورة إيما راسل، في أبحاث العمل في كلية كينغستون للأعمال: "يستخدم الناس البريد الإلكتروني لمساعدتهم على إنجاز وظائفهم. ويقول معظم الناس إنهم لا يستطيعون تخيل القدرة على القيام بعملهم بشكل فعال بدونها، وقليل جدا من الناس يرسلون بريدا إلكترونيا أساسيا غير عمل خلال يوم عملهم"، فيما يبرز الاستعراض ثلاثة أساطير شعبية لا تدعمها الأدلة الأكاديمية.

الأول هو أن رسائل البريد الإلكتروني هي "إهدار الوقت" من العمل "الحقيقي"، في حين أن الدراسات الحديثة في الواقع تظهر أن ما يصل إلى 92 في المائة من رسائل البريد الإلكتروني الواردة أمر بالغ الأهمية في وظائف الناس. آخر هو أننا يجب أن نحدد لأنفسنا وقت لفحص البريد الإلكتروني بضع مرات في اليوم، كما هو الحال في الصباح، في وقت الغداء وقبل مغادرة العمل.

الأسطورة الثانية هي أن رسائل البريد الإلكتروني تمنعنا من التواصل بشكل جيد مع أشخاص آخرين، وذلك بسبب رسائل "التغطية "، على سبيل المثال، إرسال رسائل إلى الزملاء الذين يتورطون معك في أخطاء. وفي ذلك تظهر الدراسات ثقافة cc وهي إضافة الناس إلى رسائل البريد الإلكتروني .

ووجد الاستعراض في إحدى الدراسات أن الأشخاص الذين تعاملوا مع رسائل البريد الإلكتروني بشكل أكثر انتظاما خلال النهار يميلون إلى العمل لساعات أطول، كما أنهم ينظرون إلى أنفسهم على أنهم مثقلون. ولكن الدكتور راسل كتب: "كما ذكر المشاركون أنفسهم أن معالجة المزيد من البريد الإلكتروني أسفرت عن زيادة تصور  التعامل مع البريد الإلكتروني في الواقع والحفاظ على أعلى من ذلك ساعد العمال على الشعور بالسيطرة". وتقدم أربع نصائح للتعامل مع رسائل البريد الإلكتروني، استنادا إلى الأدب ومقابلات إضافية مع 12 من البالغين العاملين.

الأول هو التعامل مع البريد الإلكتروني واضحة كلما تحقق ذلك والثاني هو إيقاف التنبيهات البريد الإلكتروني التي يطفو على السطح في الجزء السفلي من الشاشة. يمكن أن يكون لها تأثير سلبي على الكفاءة، على الرغم من أن الناس لا يزال ينصح بتسجيل الدخول في كل 45 دقيقة. وينصح عمال المكاتب لاستخدام وظيفة "إرسال تأخير" عند إرسال البريد الإلكتروني من ساعات، حتى يتمكنوا من الحصول على رسالة أرسلت بكفاءة ولكن لا تفرض على الآخرين.والغرض النهائي هو التأكد من أن رسائل البريد الإلكتروني لها غرض وكفاءة، حيث إن الرسائل المرسلة تمنع تلقائيا اتخاذ قرارات إستراتيجية أكثر. وقد كلفت الدراسة أكاس، وهي خدمة الوساطة التي توفر أيضا التدريب في مكان العمل.