بيئات العمل الذكية تخفّض تكلفة الطباعة 30%

أكّد محمود اليحيى، مدير وحدة إنتاج أعمال التكنولوجيا لمنطقة الشرق الأوسط لدى زيروكس إن «استراتيجية دبي للمعاملات اللاورقية» التي أطلقها سمو الشيخ حمدان بن محمد بن راشد آل مكتوم، ولي عهد دبي رئيس المجلس التنفيذي، في شهر فبراير الماضي لتحول حكومة دبي إلى نموذج ذكي بالكامل، إنما هي ركيزة أساسية في التحول الرقمي الذي يلعب بدوره دوراً حيوياً في مسيرة تطور المدن الذكية، مؤكداً أن هذه المبادرة ستعزّز مستوى الجودة والأداء والتفاعل مع الخدمات في المدينة، علاوة على خفض التكاليف واستهلاك الموارد بالشكل الأمثل، إلى جانب توطيد أواصر التعاون والعمل المشترك بين المواطنين والهيئات الحكومية، علاوة على تسهيل مستوى تفاعل الناس، عبر نمط حياتهم وأعمالهم، مع الهيئات الحكومية، إلى جانب توفيرهم الوقت والمال، الأمر الذي يؤدي إلى توفير تجربة العيش في كنف مدينة سعيدة.

تقييم وتحسين

وأفاد اليحيى في تصريحات خاصة لـ«البيان الاقتصادي» أنه بإمكان الحكومات اتخاذ ثلاث خطوات رئيسية من شأنها تحقيق نقلة نوعية وناجحة وانسيابية نحو بيئة خالية من استخدام الأوراق، تتمثل أولاً في التقييم والتحسين أو البدء من خلال عمليات التدقيق، والتتبع، والقياس، وتحليل طبيعة وكيفية استخدام الورق.

 وقد تشير عملية «التحسين» إلى التحول الرقمي، أو إلى إعادة هندسة العمليات الورقية بالدرجة الأولى، لكنها يجب أن تلي عملية تقييم شاملة ومبنية على الرؤى التطلعية من أجل حصد النتائج المجزية.

أمن وتكامل

وأما ثانياً فهي الأمن والتكامل، فيشير إلى النظر إلى المشهد من مفهومه الأوسع، فالكلفة والأمن والانسيابية تعتبر من دوافع عمليات التحول الرقمي، وسيكون من الصعب جني النتائج المنشودة إلا إذا انطلقت من العامل الأمني، وتأكدت من تكامل عمل التقنيات والعمليات والأشخاص معاً.

أتمتة وتبسيط

وأما الخطوة الثالثة فتتمثل في الأتمتة والتبسيط، وتعني ضرورة اتخاذ الخطوات السابقة 1 و2 قبل الشروع بأتمتة أية عمليات وجعلها أكثر بساطة ورقمية وخالية من استخدام الأوراق، حيث ينبغي إجراء عملية تقييم قبل البدء بالأتمتة، ومن ثم ستبدأ النتائج الأفضل بالتتالي.

وأضاف: «تتجه الحكومات والشركات بوتيرة متسارعة نحو تبني البيئات الرقمية اللاورقية، وهناك العديد من الخطوات التي تستطيع الحكومة اتخاذها من أجل إنجاح هذا التوجه، لكنها تعتمد بالدرجة الأولى على التقنيات ورأس المال البشري والسياسات.

 فالحكومات تطرح المئات، بل ربما الآلاف، من العمليات والأولويات، إلا أنها تملك موارد محدودة. لذا، من الصعوبة بمكان إطلاق عمليات التحول الرقمي في كل مكان، وفي آن واحد، والأمر يرتبط هنا بدرجة الأولوية».

أما النطاق الأضيق لمفهوم عمليات «التحول الرقمي» فإنه تشير إلى إتمام المعاملات دون الحاجة لاستخدام «الورق». في حين نجد بأن المفهوم الأوسع لهذا المصطلح يشير إلى إعادة صياغة وهندسة طرق سير العمل.

 وما بين الاثنين هناك مجموعة واسعة من التفاسير الأخرى لعمليات التحول الرقمي، التي لا يمكن الجزم بـ«خطئها» أو «صحتها»، لأن عملية «التحول الرقمي» نسبية جداً، وتعتمد بدرجة كبيرة على المكان الذي ستنطلق منه.

وحول الحجم المتوقع للتوفير الذي يمكن أن يحققه القطاعان العام والخاص نتيجة اعتماد استراتيجية المعاملات اللاورقية، أجاب اليحيى: «من الصعب جداً توقع الأرقام بدقة أو حتى تقديرها بشكل تقريبي، لكن عمليات التحول الرقمي قادرة وبكل تأكيد على خفض معدل التكاليف التشغيلية. 

كما أننا نؤمن بقدرة البيئات اللاورقية على المساهمة في الحد من معدل الإنفاق على احتياجات ومتطلبات الطباعة بنسبة لا تقل عن 30%. لكن هذه الأرقام تعتمد بشكل رئيسي على مدى نجاح عملية التحول الرقمي، وسرعة الارتقاء، وعلى درجة الاعتماد السابقة على العمليات الورقية».

من جهةٍ أخرى يستند الاقتصاد الرقمي إلى مسيرة عمليات التحول الرقمي، ومدى نجاحها. وبالتزامن مع تحسين عمليات التحول الرقمي لمستوى أداء الاقتصاد في المدن، والحفاظ على قدرته التنافسية على الصعيد العالمي، فإنها تتيح في الوقت نفسه للقطاع الخاص إمكانية تعزيز مستوى عملياته ومنتجاته وخدماته، وذلك عبر الاستفادة من توجهات الابتكارات الرقمية الصاعدة، كما أنها ستسهل من نمط حياة رواد الأعمال من خلال طرح خدمات رقمية انسيابية ومجزية من أجل إطلاق الشركات.

 كما أن تبسيط اللوائح والقوانين، وتوفير الخدمات المريحة، وتأمين الدعم اللازم للشركات من خلال توفير الحاضنات والمسرعات الاقتصادية، سيعزز من مكانة دبي كمركز عالمي للابتكار.

وحول ما تقوم به زيروكس لدعم استراتيجية دبي للمعاملات اللاورقية، قال اليحيى: «تعتبر عمليات التحول الرقمي من الأولويات الرئيسية بالنسبة لاستراتيجية شركة زيروكس، ومسيرة تطويرها للتقنيات، فنحن نواصل الابتكار من أجل إيجاد بيئات أعلى أداءً وخالية من الورق. وبإمكان أي مؤسسة، سواءً كانت عامة أو خاصة، البدء باتباع هذه الاستراتيجية بكل بساطة من خلال استهلاك كمية أقل من الورق، كما أن هناك عدداً من الاستراتيجيات الأساسية والبسيطة جداً للحد بدرجة كبيرة من استهلاك الورق».

نصيحة

قال محمود اليحيى: «تتميز شركة زيروكس بكونها أول من طرح تقنية الطباعة والنسخ على كلا وجهي الورقة، نظراً إلى الميزة الاقتصادية الجلية لاستخدام النصف الآخر من الورقة عند الطباعة والنسخ. 

وبإمكان المستخدم تعيين الطباعة على كلا الوجهين كخيار افتراضي ضمن برامج الطباعة.

 ثالثاً، الطباعة بالألوان عند توفر الإمكانية، لأنها توفر فعالية أكبر عند استخدامها بمسؤولية، علاوة على الاستعانة بعمليات المسح الضوئي الموجهة إلى البريد الإلكتروني وسير العمل ومواقع التخزين، فهي تتميز ببساطة استخدامها حالياً عبر أي جهاز متعدد الوظائف، كما أنها الوسيلة الأسرع لإيصال المعلومات المطبوعة إلى قائمة التوزيع.