الأرشيف الوطني يعرف بعمليات الجرد في أرشيفات الجهات الحكومية

 نظم الأرشيف الوطني مجموعة من ورش العمل لتقديم الدعم والخدمات الاستشارية والتدريبية للمؤسسات الحكومية ومتابعة تطوير أداء أرشيفاتها وفق أرقى المعايير الدولية لحفظ السجلات الحكومية وذلك في إطار سعيه لتنظيم وتطوير الأرشيف الحكومي وجهوده لتدريب وتأهيل كوادر أرشيفية لإدارة الوثائق والأرشيف في الجهات الحكومية بالدولة.

واستعرض خبراء من الأرشيف الوطني - خلال الورش التي عقدت في وزارة البيئة والتغير المناخي ودائرة النقل في أبوظبي والأمانة العامة للمجلس التنفيذي في رأس الخيمة وبلدية العين وبلدية الفجيرة مؤسسة الرعاية الاجتماعية وشؤون القصر في العين - أهمية الوثائق والأرشيف في الجهات الحكومية بجانب تسليط الضوء على مراحل جرد الوثائق والملفات وآلياتها.

فقد نظم الأرشيف الوطني بالتعاون مع كل من دائرة النقل في أبو ظبي وبلدية مدينة العين ورشتين توعويتين بعنوان "جرد الوثائق في الجهات الحكومية" شارك فيهما موظفو الدائرة والبلدية وسلطتا الضوء على أهمية جرد الوثائق وتفاصيل كل مرحلة من مراحل الجرد .. منوهة إلى أهمية إعداد خطة متكاملة لإجراء الجرد تتضمن القرار الإداري بتشكيل لجنة وفريق عمل وتحديد خطة عمل واعتماد الاستمارات الخاصة بالجرد.

كما نظم الأرشيف بالتعاون مع مؤسسة الرعاية الاجتماعية وشؤون القصر في العين - ورشة عمل بعنوان " تحليل الأعمال وبناء خطة التصنيف الوظائفي للملفات في المؤسسة" حيث يتم تصنيف الوثائق بجمعها داخل تصنيفات ومجموعات متجانسة أو متشابهة ومن جهة أخرى تحليل أعمال الجهة الحكومية وتحديد احتياجات الوثائق وتقييم الأنظمة الموجودة وتحديد الاستراتيجيات والسياسات والإجراءات اللازمة وتصميم نظام إدارة الوثائق الجارية والوسيطة.

وفي إمارة رأس الخيمة نظم الأرشيف الوطني بالتعاون مع الأمانة العامة للمجلس التنفيذي ورشة توعوية حول " أهمية الوثائق والأرشيف في الجهات الحكومية" حضرها عدد من كبار المسؤولين في الإمارة حيث تطرقت إلى القانون الاتحادي الخاص بالأرشيف الوطني رقم 7 لعام 2008م ولائحته التنفيذية وركزت على ما حققه الأرشيف الوطني من نجاح على صعيد حفظ سجلات الوثائق وقد شخص الأرشيف الوطني أرشيفات الجهات الحكومية الاتحادية والمحلية مما أسفر عن نقلة نوعية وتطور نوعي في حفظ السجلات الأرشيفية وتنظيمها وبعد صدور القانون الاتحادي رقم 7 لعام 2008م تبلورت السياسات والمعايير الواجب اتباعها والالتزام بها في تنظيم الأرشيفات وفق المقاييس العالمية.

وقدمت الورشة عرضا سريعا لأساليب حفظ الوثائق وسبل فهرستها وأرشفتها منذ نشأتها في الإدارات ودورة حياتها حسب متطلبات القانون الاتحادي ولائحته التنفيذية بناء على المقاييس العالمية المعتمدة وتناول أهمية الوثيقة الإلكترونية وإجراءات تحويل الوثيقة الورقية إلى إلكترونية وكيفية الاحتفاظ بها على المدى الطويل ومن ثم تحويلها إلى الأرشيف الوطني.

وفي كل من وزارة البيئة والتغير المناخي وبلدية الفجيرة قدم وفد من الأرشيف الوطني شرحا لعملية جرد الوثائق والملفات في الجهات الحكومية أمام عدد كبير من الموظفين المعنيين بإدارة الوثائق والأرشيف وتناول عملية التحضير لجرد الملفات وآلية تنفيذها ومخرجات عملية الجرد.