"إسعاف دبي" تطلق برنامجًا ذكيًا لحماية الوثائق الحكومية

ابتكر موظف في مؤسسة دبي لخدمات الإسعاف، برنامجًا ذكيًا "يحمي سرية الوثائق الحكومية، وييسّر التواصل بين المؤسسات الحكومية، ويقضي على التراسل الورقي".

ويروي راشد حسين كريم، وهو ضابط إداري في "مؤسسة الإسعاف"، أن "الموظفين المسؤولين عن إرسال خطابات بين الدوائر والهيئات الحكومية، مطالبون بطباعة الوثائق والخطابات الرسمية، ونقلها يدويًا إلى جهات حكومية أخرى، ما يهدّد بفقدان تلك الوثائق، أو الاطلاع عليها من قبل أشخاص غير معنيين".

وأضاف "ابتكرت برنامجًا، أو تطبيقًا ذكيًا، يسمح بنقل تلك الوثائق إلكترونيًا، ولا تصل إلا إلى الشخص المقصود، من دون طباعة أي ورقة، ومن دون استخدام ملف التسجيل الورقي المعتاد في المراسلات الحكومية".

 وأوضح "يحمل البرنامج اسم (مطراش)، وهو الأول من نوعه في الدولة، ويقوم على حفظ الوثائق والمستندات والخطابات الرسمية إلكترونيًا، لتصل تلك الخطابات إلى الجهة المقصودة إلكترونيًا، ويتسلمها الموظف المقصود بعد التوقيع إلكترونيًا"، وتابع: "بعد توقيع الموظف المعني على نموذج إلكتروني، تصله صورة من الخطاب، أو الوثيقة الحكومية، على بريده الإلكتروني مباشرة".

وذكر أن "البرنامج الجديد يقضي على الآلية التقليدية في المراسلات بين الدوائر الحكومية، إذ يتطلب الأمر تسجيل كل خطاب في سجل ورقي، ونقل هذا السجل مع الخطابات المطبوعة إلى الجهة الحكومية المعنية، ليوقع الموظف المسؤول بالاستلام على السجل الورقي"، ومن مميزات التطبيق الجديد أنه "يتيح خاصية تذكير الجهة المستلمة بمتطلبات الرسالة، مثل الترشيح، أو تلبية الدعوة، أو الرد بمعلومات".

وأشار إلى أن "برنامج (مطراش) حقق نجاحًا كبيرًا في التعاملات بين الدوائر، كما حقق أهدافًا عدة، منها تقليل حفظ الوثائق الحكومية إلكترونيًا، وضمان وصولها إلى الموظف المقصود، إلى جانب تقليل الهدر في الأوراق المطبوعة، ما يتماشى مع خطط الدولة في التحوّل الذكي، وفي الوقت نفسه الإسهام في حماية البيئة".

وأوضح المدير التنفيذي لمؤسسة دبي لخدمات الإسعاف، خليفة بن دراي، إن "التطبيق الجديد يتيح تسليم الرسائل الرسمية للجهات الحكومية والخاصة، وكذلك تسليم إشعار الاستلام في حينه، من خلال كبسة زر"، وتابع: "تبنّت المؤسسة هذا الابتكار لفوائده العديدة، إذ ينهي عصر طباعة الرسالة ووضعها في ظرف، وتسجيل الرسالة في سجل التسليم، ثم تسليم السجل لمندوب، وهو بدوره يتوجه إلى جهة أخرى، ويسلم موظفيها الرسالة باليد، وهم بدورهم يوقعون على سجل الاستلام يدويًا".

وأضاف "إن (مطراش) يرشّد النفقات الحكومية، من خلال الاستغناء عن سجلات التسليم والتسلم (القرطاسية)، كما أنه يحفظ ويؤرشف الرسائل والإشعارات إلكترونيًا، وييسّر الوصول إليها بعد سنوات طويلة".